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Eventplanung

für Einsteiger



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Seit Urzeiten feiern Menschen besondere Ereignisse. Der aus dem Englischen gekommene und heute zeitgeistliche Modebegriff Event bedeutet zunächst einfach nur Ereignis. Dieter Jäger, Autor des Sachbuchs Grundwissen Eventmanagement, weiß, dass Events immer auch die Kultur ihrer Zeit und des veranstaltenden Unternehmens widerspiegeln. Sportevents gab es bereits in der Antike, wie etwa die Olympischen Spiele. In seinem Ratgeber für Studierende und Quereinsteiger setzt sich der Dozent für internationales Eventmanagement detailliert mit Fragen der Eventbranche auseinander. Events können den Teilnehmenden Wissen vermitteln, sie unterhalten und ihnen zu Kontakten verhelfen. Finanzielles Ziel eines Business Events kann darüber hinaus eine Steigerung des Umsatzes sein, während zu den nicht-finanziellen Zielen das Networking, die Mitarbeitermotivation, das Unternehmensimage oder die Kundenbindung zählen.

Jäger unterscheidet zwischen kleinen, lokalen oder regionalen, mittleren, großen oder Megaevents. Letztere sind für Länder und Austragungsorte meist besonders interessant, da sie Infrastrukturprojekte anstoßen können, die mitfinanziert werden. Unterschiedlich große Events stellen unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich des Besucheraufkommens oder der Infrastruktur. Das Eventformat eines Kongresses ist für mehr als 250 Teilnehmende ausgelegt, meist mehrtägig und enthält mehrere Veranstaltungsteile. Deshalb muss es über mehr als ein Jahr langfristig vorbereitet und geplant werden. Seminare oder Workshops haben hingegen nur bis zu 30 Teilnehmende, finden oft nur an einem Tag statt und sind von ihrer Form her einteilige Veranstaltungen. Für ein Set-up benötigen Seminare oder Workshops so oft nur einen kurzfristigen Entscheidungsraum von bis zu einem Jahr, bei dem auch die technischen Anforderungen geprüft werden sollten. Auch Tagungen oder Konferenzen sind in der Regel auf weniger Teilnehmende als Kongresse hin angelegt.

Der ehemalige Service- und Projektmanager Dieter Jäger rät seinen Lesern, vor einer Pressekonferenz die Rollen der Sprecher festzulegen, Factsheets, eine Pressemappe und Diagramme vorzulegen und selbst auch für ungewöhnliche Fragen mögliche Antworten parat zu haben. Auch Produkteinführungen sind wichtige Firmenereignisse. Für das Marketingevent eines "Product launches" rät Jäger die Zeit und den Ort zeitig auszuwählen. Der Autor geht auch auf Messen ausführlich ein und unterscheidet zwischen einer öffentlichen und einer erwerbswirtschaftlichen Finanzierung von Events im Kultursektor.

Im Ratgeber werden große Organisationen und Institutionen im Eventbereich kurz vorgestellt, und der Band listet zahlreiche Links für weiterführende Informationen. Kapitel werden in kurzen Infokästen noch einmal zusammengefasst. Das Sachbuch enthält einen Index zum Nachschlagen und zahlreiche hervorgehobene Tipps, Grafiken, Bilder und Tabellen. Interessant ist auch ein Kapitel, dass den Fokus dahinlenkt, anhand welcher Indikatoren Eventmanager die Klimaneutralität oder -verträglichkeit von Veranstaltungen beurteilen können. Hier bestehen teilweise länderspezifische Steuern und gesetzliche Regelungen. Jäger verweist auf Leitfäden für eine umweltgerechte und sozial verträgliche Gestaltung von Veranstaltungen und fordert seine Leser dazu auf, bei Planungen von Großevents Umweltziele oder Berechnungen für Energieeinsparungen oder Maßnahmen zur Verkehrslenkung festzulegen, um sie in das freiwillige europäische Umweltmanagementsystem Eco Management und Audit Scheme (EMAS) einzutragen.

Leider wiederholt sich das Titelcoverfotomotiv einfallslos zu Anfang eines jeden neuen Unterkapitels. Trist wirken auch einige einfach weiß belassenen Seiten, wie etwa S. 28, S. 38, S. 50, S. 88, S. 104, S. 154, S. 160, S. 196. Einige Thesen, wie etwa zum Eventtourismus, wiederholen sich. Teilweise verwendet das verantwortliche Lektorat nicht die richtige Silbentrennung, so heißt es etwa auf S. 189 „Grunds-ätze“. Irritieren tut es auch etwas, wenn es immer wieder im Singular „der Event“ heißt, obwohl wir im allgemeinen Sprachgebrauch eher „das Event“ sagen. Das Literaturverzeichnis listet kaum aktuellere Buchtitel, sondern vor allem Publikationen von 2014 und älter. Auch einige im Fließtext genannte Zahlen erscheinen nicht mehre aktuell. So soll eine Studie von 2010 belegen, dass Deutschland auch auf internationaler Ebene die wichtigsten Märkte für Incentive oder Motivationsreisen anführt. Etwas dröge wird der Ratgeber, wenn Lexikondefinitionen für Begriffe wie „Risiko“ oder „Verantwortung“ herangezogen werden. Leider werden auch neue Event-Technologien im Bereich der Video-, Audio- und Special-Effects-Technik nicht beschrieben oder spezifiziert.

Insgesamt bietet der Ratgeber jedoch zahlreiche wissenswerte Theoriegrundlagen etwa zu dem Risikomanagementprozess, zur Evaluierung und Erfolgskontrolle und hinsichtlich rechtlicher Aspekte, wie etwa zum Abschließen von Versicherungen für eine Veranstaltung. Der Band gibt einen Einblick in mögliche Stationen einer Eventagentur wie den ersten Briefings, Kreativitätstechniken, dem Sponsoring, dem Erstellen von Checklisten, der Berücksichtigung von Budgetrichtlinien und sicherheitsrelevanten Informationen und der Verwendung von Tools für das Eventmanagement. Im Großen und Ganzen ein recht kurzweiliger Ratgeber, der einige Grundlagen für die Planung größerer Events fundiert skizziert.
Ansgar Skoda - 6. Januar 2018
ID 10456
Buch-Link: http://www.utb-shop.de/autoren/jager-dieter/grundwissen-eventmanagement-8412.html


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